แนวทางการเขียนคุณสมบัติทางเทคนิค
เนื้อหาทั้งหมดประกอบด้วย
1 คำนำ
2 กฎเกณฑ์ที่จำเป็น
3 ตัวอย่างข้อกำหนดทางเทคนิค
4 ข้อมูลอื่นๆที่จำเป็น
5 เงื่อนไขของการทำสัญญา
คำนำ
ข้อมูลทีนำเสนอต่อไปนี้เป็นเพียงแนวทางเบื้องต้นสำหรับการกำหนดคุณสมบัติทางเทคนิคที่เหมาะสมสำหรับการประมูลเพื่อจัดซื้อจัดจ้างอุปกรณ์หรือเครื่องมือในโครงการต่างๆ
และที่สำคัญก็คือการเขียนคุณสมบัติทางเทคนิคต้องเป็นไปตามข้อกำหนดกฎเกณฑ์ของทางราชการด้วย
เพื่อให้การทำงานบรรลุตามวัตถุประสงค์อย่างสมบูรณ์
ผู้เขียนคุณสมบัติทางเทคนิคจำเป็นต้องระมัดระวังและทำความเข้าใจถึงระเบียบปฏิบัติการจัดซื้อจัดจ้างของทางราชการก่อนที่จะเริ่มต้นกำหนดรายการอุปกรณ์และรายละเอียดทางเทคนิค
กฎเกณฑ์ทั่วไป
1) ต้องให้มีการแข่งขันอย่างเป็นธรรม การกำหนดคุณสมบัติจำเป็นต้องเขียนให้มีผู้จำหน่ายอุปกรณ์มากกว่าหนึ่งรายที่สามารถตอบสนองความต้องการนั้นๆได้
ทั้งนี้เพื่อให้เป็นการเพิ่มการแข่งขันและย่อมมีผลทำให้เจ้าของโครงการได้ประโยชน์คุ้มค่าจากมูลค่าของเงินที่ต้องจ่ายเพื่อการจัดซื้อจัดจ้าง
2) ข้อกำหนดต้องชัดเจนและง่ายต่อการทำความเข้าใจ ถือว่าเป็นเรื่องสำคัญอย่างยิ่งที่ข้อกำหนดต้องรัดกุมเหมาะสม เพราะว่ามันเป็นเรืองของการประมูลราคา
และถ้าหากว่าข้อกำหนดไม่ชัดเจนหรือมีรายละเอียดปลีกย่อยที่ไม่จำเป็นที่อาจเป็นการกำหนดให้เข้ากับผู้จำหน่ายรายใดเป็นการเฉพาะแล้ว
ย่อมมีผลทำให้จำนวนผู้ที่จะเข้าแข่งขันประกวดราคาลดลงและเป็นเหตุให้เจ้าของโครงการได้รับสินค้าที่มีคุณภาพต่ำ
นอกจากนี้การเขียนคุณสมบัติเทคนิคที่ไม่ชัดเจนยังก่อให้เกิดความสับสนของผู้เข้าร่วมการประมูลเป็นเหตุให้ไม่สนใจที่จะยื่นประมูลอีกด้วย ทั้งหมดนี้ย่อมเป็นสาเหตุให้การจัดซื้อจัดจ้างต้องล่าช้าออกไปหรืออาจจำเป็นต้องกลับไปเริ่มการประมูลกันใหม่ทั้งหมด
3) ภาษาที่ใช้ ควรใช้ภาษาไทยเป็นหลัก
แต่ถ้าในกรณีที่เป็นชื่อเฉพาะหรือว่าเป็นคำศัพท์ทางเทคนิคควรมีวงเล็บที่เป็นภาษาอังกฤษกำกับ ทั้งนี้การเขียนควรอ้างอิงจากหนังสือคู่มือของราชบัณฑิตสภาเป็นหลัก
4) หน่วยนับของการวัด ถ้าเป็นไปได้ควรใช้หน่วยนับหรือการวัดระบบเมตริก
5) หมายเลขรหัสของรายการ ควรกำหนดหมายเลขรหัสประจำตัวของสินค้าหรืออุปกรณ์ที่ต้องการจัดซื้อจัดจ้างในการประมูลนั้นๆ
เพื่อให้เป็นการสะดวกต่อการอ้างอิงและไม่ก่อให้เกิดความสับสน
6) รูปแบบการเขียน ข้อกำหนดทางเทคนิคจำเป็นต้องกำหนดเป้าหมายให้ชัดเจนเป็นรายการ
เริ่มต้นด้วยคุณสมบัติที่สำคัญที่สุดของอุปกรณ์นั้นก่อน
แต่ละรายการควรจำกัดเฉพาะคุณสมบัติด้านต่างๆเป็นข้อไป แต่ละข้อควรเรียงลำดับกันไปตั้งแต่ลำดับที่หนึ่งจนกระทั่งลำดับสุดท้าย
7) หลีกเลี่ยงรายละเอียดที่ไม่จำเป็น กำหนดเฉพาะคุณสมบัติทีสำคัญและจำเป็นเท่านั้น
กำหนดว่าคุณสมบัติด้านใดที่ต้องการและควรนำมาประเมินผล ตัวอย่างเช่นเราไม่จำเป็นต้องกำหนดน้ำหนักของอุปกรณ์ประเภทเครื่องคอมพิวเตอร์
ถึงแม้ว่ามันจะมีปรากฏอยู่ในรายการของบริษัทผู้ผลิตทุกรายก็ตาม
เนื่องจากว่ามันไม่ได้เป็นตัวประกอบที่สำคัญของการตัดสินใจสั่งซื้อ ควรระบุว่าเป็นประเภทตั้งโต๊ะหรือประเภทพกพามากกว่า
8) ใช้วิธีการเขียนเชิงเทคนิค
โดยปกติแล้วมันเป็นไปไม่ได้เลยที่จะเขียนข้อกำหนดทางเทคนิคโดยปราศจากการใช้คำศัพท์ทางเทคนิคของโรงงานผู้ผลิต
หรือในบางกรณีก็อาจจะทำได้แต่มีความเสี่ยงที่จะไม่ถูกต้องสูง ดังนั้นจึงเป็นที่ยอมรับกันได้ที่จะใช้คำศัพท์ทางเทคนิคของโรงงานผู้ผลิต แต่มีจุดที่ต้องระมัดระวังดังต่อไปนี้
ก) ใช้คำศัพท์ทางเทคนิคเท่าที่จำเป็นเพื่อการอ้างอิงเท่านั้น
และถ้าจำเป็นต้องใช้ควรหลีกเลี่ยงการผูกมัดข้อกำหนดที่เป็นเหตุให้มีผู้จำหน่ายเพียงรายเดียว ทำการตรวจสอบข้อกำหนดที่ได้เขียนไปแล้วว่ามีความเป็นกลางให้ผู้จำหน่ายอื่นๆเข้ามาแข่งขันได้หรือไม่
ข) อย่าเขียนคุณสมบัติทางเทคนิคทุกรายการที่มีจากโรงงานผู้ผลิต เอาเฉพาะรายการที่สำคัญจริงๆเท่านั้น
ค)
อย่ากำหนดคุณสมบัติทางเทคนิคตามที่ผู้ผลิตให้มา
ยกเว้นในกรณีที่เป็นมาตรฐานสากลเท่านั้น
ตัวอย่างเช่น
ถ้าบริษัทผู้ผลิตระบุว่าเครื่องยนต์มีขนาดกำลัง 2325 วัตต์
เราอาจระบุในข้อกำหนดว่าเครื่องยนต์มีขนาดกำลังไม่น้อยกว่า 2300 วัตต์
ง)
ควรระมัดระวังเมื่อมีการใช้ข้อมูลจากผู้ผลิตหลายราย
ควรหลีกเลี่ยงการนำเอาคุณสมบัติทางเทคนิคมารวมกันเพราะอาจทำให้ไม่มีผู้ผลิตรายใดมีคุณสมบัติตรงตามข้อกำหนดทุกข้อได้
จ) จำไว้เสมอว่าคุณสมบัติทางเทคนิคที่มาจากผู้ผลิตได้ถูกเตรียมไว้เพื่อการขาย จำเป็นต้องแก้ไขให้เหมาะสมเพื่อสะท้อนถึงคุณลักษณะทางเทคนิคที่ต้องการออกมา
9) แถลงการณ์ที่เป็นนามธรรม ไม่สมควรนำมาใช้เช่นคำว่า “คุณภาพสูง” หรือ “ใช้งานได้ดีและง่ายดาย”
เป็นต้น คุณสมบัติทางเทคนิคของอุปกรณ์จำเป็นต้องตั้งอยู่บนพื้นฐานของความเป็นจริงและจับต้องได้
ดังนั้นสิ่งที่เป็นนามธรรมจึงมีความหมายกว้างไกลเกินไปและยากที่จะหาข้อยุติ
10) ข้อกำหนดทางเทคนิคควรไม่ถูกจำกัดขอบเขต หรือถูกผุกมัดเงื่อนไขแต่เป็นข้อสรุปที่ตัดสินใจขั้นสุดท้ายเด็ดขาดมากกว่า
หมายความว่าวัตถุประสงค์ของการเขียนข้อกำหนดคุณลักษณะทางเทคนิคเป็นการอธิบายความต้องการไปยังผู้จัดจำหน่าย
แม้กระทั่งวัตถุสิ่งของทั่วไปเช่นเก้าอี้ก็ยังต้องระบุถึงข้อกำหนดคุณลักษณะเพื่อให้ผู้ที่เข้ามาประมูลได้ทราบว่าผลิตจากพลาสติก
ไม้หรือโลหะ มีที่พักแขน ปรับสูงต่ำ มีล้อด้วยหรือไม่ เป็นต้น
ถ้าหากว่าเราไม่ได้ให้รายละเอียดที่มากพอผู้เข้าประมูลอาจสับสนและนำเสนอเก้าอี้ชนิดถูกที่สุดมาให้(ถูกที่สุดและต้องตรงตามข้อกำหนดด้วย)
ในขณะเดียวกันข้อกำหนดทางเทคนิคก็ไม่ควรมีรายละเอียดมากจนเกินไปทำให้จำกัดผู้เข้ามายื่นประมูลโดยไม่จำเป็น
นับว่าเป็นเรื่องสำคัญในข้อที่ว่ายิ่งมีผู้เข้ามาแข่งขันการประมูลมากรายก็ย่อมทำให้ผู้ซื้ออุปกรณ์เพิ่มโอกาสที่จะได้ของตรงความต้องการด้วยราคาดีที่สุด
โดยภาพรวมแล้วข้อกำหนดคุณสมบัติทางเทคนิคจำเป็นต้องมีรายละเอียดพอเพียงที่จะป้องกันไม่ให้ผู้เข้ามาประมูลเกิดข้อกังขาว่าอะไรคือความต้องการของผู้ซื้อ
แต่ก็ควรเป็นกลางพอให้มีผู้ผลิตหลายรายเข้ามาแข่งขันกันได้อย่างเป็นธรรม
11) ขนาดหรือน้ำหนัก ในบางกรณีเรื่องของขนาดและน้ำหนักอาจเป็นส่วนหนึ่งของข้อกำหนดคุณลักษณะ
ตัวอย่างเช่นถ้าเป็นรถยกที่จำเป็นต้องระบุถึงน้ำหนักสูงสุด หรือในกรณีของขนาดจอภาพที่จำเป็นต้องกำหนดขนาด
แต่ถ้าเป็นเครื่องรับโทรทัศน์โดยทั่วไปแล้วไม่จำเป็นต้องกำหนดน้ำหนัก
12) รุ่นและโรงงานผู้ผลิต ถ้าหากในกรณีที่จำเป็นต้องจัดซื้ออุปกรณ์เพื่อให้เข้ากันได้กับระบบเดิมที่มีอยู่แล้ว สามารถทำการกำหนดรุ่นและผู้ผลิตได้
เช่นในกรณีของการซื้อโปรแกรมการทำงานด้านข้อมูลข่าวสาร
ตัวอย่างเช่นการกำหนดระบบปฏิบัติการหรือโปรแกรมการทำงานของเครื่องคอมพิวเตอร์ให้เข้ากับระบบเดิมที่มีอยู่แล้วถือว่าเป็นเรื่องที่ยอมรับกันได้ แต่คุณไม่สามารถระบุโรงงานผู้ผลิตได้
อย่างไรก็ดีคุณสามารกำหนดรูปแบบของตัวประเมินผลได้ ดังนั้นเราสามารถที่จะระบุว่าเป็นเครื่องพีซีหรือว่าเป็นเครื่องแมคอินทอชย่อมกระทำได้
13) อุปกรณ์ประกอบการใช้งาน ทั้งประเภทที่ติดมากับเครื่องตามมาตรฐานและอุปกรณ์เสริมพิเศษจำเป็นต้องระบุเอาไว้ท้ายสุดของข้อกำหนดคุณลักษณะ มันไม่เป็นที่ยอมรับกันถ้าเขียนไว้แต่เพียงว่า
“อุปกรณ์ประกอบการใช้งานและอุปกรณ์เสริมครบ”
เพราะว่าแต่ละโรงงานผู้ผลิตมีชุดอุปกรณ์ที่แตกต่างกันไปและนี่อาจเป็นสาเหตุให้ไม่เกิดการแข่งขันที่เป็นธรรม
3 ตัวอย่างการกำหนดคุณลักษณะ
เริ่มจากตัวอย่างการเขียนที่ไม่ดีก่อน
สว่านแบบตั้งโต๊ะ
รายละเอียดทั่วไป
1] สว่านแบบตั้งโต๊ะ
2] เป็นผลิตภัณฑ์จากบริษัทที่เชื่อถือได้
รายละเอียดทางเทคนิค
3] ขับเคลื่อนด้วยสายพานปรับความเร็วได้สี่ระดับ
4] ตัวแท่นรองรับชิ้นงานสามารถยกขึ้นลงและสามารถเอียงได้
0-45 องศาและสามารถเบนออก
ด้านข้างได้
5] ตัวแท่นรองรับชิ้นงานมีขนาดยาว
476 มม กว้าง 178 มม
6] มีระยะห่างจากหัวสว่านถึงพื้นเป็น
632 มม
7] ใช้กับดอกสว่านขนาดไม่น้อยกว่า
13 มม
8] มอเตอร์มีขนาดกำลัง
0.320 แรงม้า
9] ใช้กับไฟฟ้า
220 โวลต์ 50 เฮิรตซ์ 1 เฟส
10] มีหัวจับดอกสว่านและประแจขันหัว
11] มีดอกสว่านครบชุด
อุปกรณ์เสริม
12] มีประแจหนึ่งชุด
13] มีอุปกรณ์ประกอบการใช้งานและอุปกรณ์เสริมครบ
14] ทำในประเทศยุโรป
15] มีอะไหล่จำหน่ายในประเทศไทย
16] รับประกันไม่น้อยกว่าหนึ่งปี
ต่อไปนี้เป็นคุณลักษณะที่แก้ไขให้ถูกต้องแล้ว
สว่านแบบตั้งโต๊ะ
รายละเอียดทั่วไป(ตัดออกได้เลยไม่จำเป็นต้องเขียน)
1] สว่านแบบตั้งโต๊ะ (ตัดออกไปเลยมีแล้วที่ชื่ออุปกรณ์)
2] เป็นผลิตภัณฑ์จากบริษัทที่เชื่อถือได้ (ตัดออกเพราะไม่สามารถประเมินได้)
รายละเอียดทางเทคนิค (ตัดออกเพราะไม่จำเป็น)
3] ขับเคลื่อนด้วยสายพานปรับความเร็วได้สี่ระดับ
4] ตัวแท่นรองรับชิ้นงานสามารถยกขึ้นลงและสามารถเอียงได้
0-45 องศาและสามารถเบนออก
ด้านข้างได้
5] ตัวแท่นรองรับชิ้นงานมีขนาดยาว
476 มม กว้าง 178 มม (ควรเขียนว่าไม่น้อยกว่า450มม และไม่น้อยกว่า 150 มม )
6] มีระยะห่างจากหัวสว่านถึงพื้นเป็น
632 มม (ควรเขียนไม่น้อยกว่า
600 มม)
7] ใช้กับดอกสว่านขนาดไม่น้อยกว่า
13 มม
8] มอเตอร์มีขนาดกำลัง
0.320 แรงม้า (ควรเขียนไม่น้อยกว่า 0.3 แรงม้า)
9] ใช้กับไฟฟ้า 220 โวลต์ 50 เฮิรตซ์ 1 เฟส (น่าจะนำไปไว้รายละเอียดทั่วไป)
10] มีหัวจับดอกสว่านและประแจขันหัว
11] มีดอกสว่านครบชุด
อุปกรณ์เสริม
12] มีประแจหนึ่งชุด
13] มีอุปกรณ์ประกอบการใช้งานและอุปกรณ์เสริมครบ (ทั้งข้อ 11,13 เป็นอุปกรณ์มาตรฐาน)
14] ทำในประเทศยุโรป (ควรนำไปไว้ที่รายละเอียดทั่วไป)
15] มีอะไหล่จำหน่ายในประเทศไทย (นำไปไว้ที่เงื่อนไขของสัญญา)
16] รับประกันไม่น้อยกว่าหนึ่งปี (นำไปไว้ที่เงื่อนไขของสัญญา)
หลังจากแก้ไขแล้วคุณลักษณะทางเทคนิคควรมีดังนี้
สว่านแบบตั้งโต๊ะ
1] ขับเคลื่อนด้วยสายพานปรับความเร็วได้สี่ระดับ
2] แท่นวางชิ้นงานสามารถยกขึ้นลงและปรับเอียงได้
0-45 องศา และเบนออกด้านข้างได้
3] แท่นวางชิ้นงานมีขนาดยาวไม่น้อยกว่า
450 มม กว้างไม่น้อยกว่า 150 มม
4] มีระยะห่างจากดอกสว่านถึงพื้นไม่น้อยกว่า
600 มม
5] สามารถใช้กับดอกสว่านขนาดไม่น้อยกว่า
13 มม
6] ขนาดกำลังของมอเตอร์ไม่น้อยกว่า
0.3 แรงม้า
7] มีหัวจับดอกสว่านและประแจหมุน
8] มีดอกสว่านจำนวน
7 ชุด
9] มีชุดประแจซ่อมบำรุงหนึ่งชุด
ความคิดเห็น
แสดงความคิดเห็น