Organization 2020
แผนปฏิรูปองค์กร
2020
ในยุคปัจจุบันเทคโนโลยีมีการเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว
พร้อมกับที่จำนวนของบุคลากรวัยทำงานก็ลดลงไปด้วยเช่นกัน ทุกหน่วยงานจึงมีความจำเป็นที่จะต้องเปลี่ยนแปลงและปฏิรูปองค์กรให้สอดคล้องกับภาระกิจของงานที่ปรับเปลี่ยนไปตามเทคโนโลยีด้วย
นอกจากนี้แล้วการปฏิรูปองค์กรยังส่งผลถึงการเพิ่มประสิทธิภาพขององค์กรอย่างต่อเนื่อง
องค์กรประกอบในการปฎิรูปองค์กร
1. ภาวะผู้นำ
(Leadership)
ถึงแม้ว่าจะมีแผนการปฏิรูปองค์กรที่ดีเยี่ยมแค่ไหน
แต่หากไม่มีผู้นำที่จะสามารถนำวิธีการที่ถูกต้องนำไปประยุกต์ใช้
หรือผู้นำที่เข้าใจเป้าหมายของงานได้
การทำงานให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุดก็เป็นไปได้ยาก รวมไปถึงการหาผู้ที่สามารถจัดวางบุคลากรให้เหมาะสมกับการทำงานได้ก็เป็นสิ่งสำคัญ
และสามารถกระตุ้นให้ผู้ปฏิบัติงานในหน้าที่ต่างๆสามารถกระทำภาระกิจ ให้บรรลุตามวัตถุประสงค์ขององค์กรได้
ดังนั้นสามารถกล่าวได้ว่า
ผู้นำเป็นอีกองค์ประกอบหนึ่งที่สำคัญต่อความสำเร็จของงานและองค์กร
2. กลยุทธ์
(Strategy)
การกำหนดวางแผนกลยุทธ์ให้มีความเหมาะสม
จะทำให้องค์กรมีความเจริญก้าวหน้าสามารถแข่งขันกับหน่วยงานประเภทเดียวกันได้
เพราะกลยุทธ์ถือได้ว่าเป็นวิธีการสำคัญในการดำเนินงานต่างๆ
ขององค์กรให้บรรลุวัตถุประสงค์ที่ตั้งไว้
องค์กรต้องอาศัยผู้บริหารและผู้ปฏิบัติงานในระดับต่างๆ
เพื่อพาองค์กรไปสู่วัตถุประสงค์ที่กำหนดไว้ ดังนั้น
ความรับผิดชอบในการจัดการจึงไม่ได้จำกัดอยู่แต่เฉพาะผู้บริหารระดับสูงเท่านั้น
แต่จะมีการดำเนินงานครอบคลุมไปทั่วทั้งองค์กร
3. วัฒนธรรม
(Culture)
ถึงแม้จะมีกลยุทธ์การจัดการทีดี
โครงสร้างองค์กรที่ดี และผู้นำที่ดี หากวัฒนธรรมองค์กรไม่ดำเนินไปในทิศทางเดียวกัน
บางครั้งวัฒนธรรมองค์กรอาจเป็นตัวฉุดรั้งการเติบโตขององค์กรได้ โดยเฉพาะในยุคที่เทคโนโลยีต่างๆ
พัฒนาไปอย่างรวดเร็วอย่างยุคปัจจุบันนี้หากเราผูกมัดติดกับวัฒนธรรมหรือการทำงานที่ล้าสมัยเกินไป
หรือการที่ไม่ยอมเปลี่ยนแปลงวิธีการทำงานเพียงเพราะตัวอย่างจากอดีต
ก็ยากที่จะเกิดการปฏิรูปได้ โดยเฉพาะในองค์กรที่มีพนักงานที่ทำงานมายาวนานหลายปี
ยิ่งยากต่อการเปลี่ยนแปลง
4. การออกแบบองค์การ
(Organizational
design)
ในการออกแบบองค์กรนั้นมีส่วนประกอบดังนี้
4.1 โครงสร้าง
โครงสร้างองค์กรคือระบบความสัมพันธ์ของงาน
ความรับผิดชอบ และการใช้อำนาจในการปฏิบัติงานให้เกิดความสำเร็จ
โครงสร้างองค์กรบอกถึงรูปแบบและหน้าที่ของผู้ปฏิบัติงาน
โดยจุดมุ่งหมายเพื่อให้การประสานงานและการสั่งการในการทำงานของพนักงานบรรลุเป้าหมายขององค์กร
ข้อเสนอแนะ
ควรลดขนาดของสายงานบริหารและบังคับบัญชาเดิมที่มีภาระงานทับซ้อนและไม่คล่องตัวให้เหลือเท่าที่จำเป็นและตรงตามภารกิจเท่านั้น
เช่นงานที่มีภารกิจเหมือนกันควรนำมารวมกัน
หรือถ้าเป็นงานที่มีส่วนเกี่ยวข้องกันควรนำมารวมกัน
เพื่อให้บุคลากรสามารถเรียนรู้ร่วมกันและทำงานทดแทนกันได้
4.2 ขั้นตอนในการทำงาน
ในการทำงานบางครั้งที่เรารู้สึกว่าหน้าที่ความรับผิดชอบบางอย่างไม่ได้มีความจำเป็นขนาดนั้น
สามารถลดหรือตัดขั้นตอนที่ไม่จำเป็นนั้นออกไปได้หรือไม่
เมื่อลดขั้นตอนบางอย่างลงไป เราก็สามารถทุ่มเทกับงานที่มีความสำคัญจริงๆได้
ทำให้ได้ขั้นตอนที่ช่วยให้การทำงานมีประสิทธิภาพสูงสุด
ข้อเสนอแนะ
ควรตรวจสอบดูว่าขั้นตอนการทำงานใดที่ไม่มีความจำเป็นเช่นงานที่เป็นเอกสารทางธุรการหรือหนังสือระหว่างหน่วยงานควรให้เดินทางลัดเป็นเส้นตรงถึงมือผู้ปฏิบัติหน้าที่ได้อย่างรวดเร็ว
หรือการเอานำเทคโนโลยีเข้ามาปรับใช้เพื่อช่วยลดขั้นตอนในการทำงานเช่นการประสานงานกับทีมผู้ปฏิบัติงานที่มีรายละเอียดอันจำเป็นต่อการทำงานทั้งหมด
ทั้งเรื่องจำนวนผู้ร่วมรายการ ประเภทของรายการ ภาพกราฟฟิก
รวมไปถึงบทรายการโทรทัศน์ผ่านหน้าเว็ปให้ทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้องได้รับทราบพร้อมกัน
เป็นต้น
4.3 บุคคลากร
บุคลากรทุกคนที่อยู่ในองค์กรเป็นฟันเฟืองอันสำคัญต่อการขับเคลื่อนให้ภารกิจประสบความสำเร็จ
ดังนั้นการพัฒนาบุคคลเหล่านั้นให้มีทักษะที่สามารถนำมาใช้ในการทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพจึงเป็นเรื่องสำคัญ
และต้องอย่าลืมว่าการพัฒนาทักษะนั้นต้องมีความสอดคล้องกับกลยุทธ์ขององค์กรด้วย
ข้อเสนอแนะ
บุคคลากรถือได้ว่ามีความสำคัญต่อองค์กรเป็นอย่างมาก
การพัฒนาบุคลากรให้มีความเชี่ยวชาญในแต่ละหน้าที่จำเป็นต้องใช้เวลาและการลงทุนพอสมควร
ดังนั้นจึงเป็นหน้าที่ของผู้บริหารระดับสูงต้องเข้ามามีบทบาทและผลักดันให้มีโครงการฝึกอบรมอย่างต่อเนื่องเพื่อให้บุคคลากรมีความเชี่ยวชาญในแต่ละภาระกิจและยังต้องสามารถปฏิบัติหน้าที่อื่นๆทดแทนกันได้อีกด้วย
4.4 ข้อมูล
ระบบสารสนเทศทำให้การทำงานเข้าถึงข้อมูลได้ง่ายมากขึ้น
ดังนั้น การใช้ข้อมูลและระบบสารสนเทศที่ถูกต้องจึงเป็นสิ่งสำคัญ และยังแสดงถึงความแข็งแกร่งโปร่งใสขององค์กร
เป็นปัจจัยสำคัญต่อการพิจารณาผลการทำงานของพนักงานและความมีประสิทธิภาพแต่ละคนได้ดีมากขึ้น
ข้อเสนอแนะ
ในอดีตที่ผ่านมาเราใช้เพียงข้อมูลที่เป็น KPI
(Key Performance Indicator) ของผู้ปฏิบัติงานเพื่อพิจารณาประเมินเลื่อนขั้นเงินเดือน
แต่ควรเป็นการใช้เพียงข้อมูลส่วนหนึ่งที่ใช้ประกอบการพิจารณาความดีความชอบและควรนำเอาความรู้ความสามารถที่มีการวัดผลจริงและรวมไปถึงผลงานที่ทำได้มาประเมินตัดสินกันด้วย
4.5 การตัดสินใจ
การตัดสินใจเกี่ยวกับเรื่องใดๆ
ก็ตามในองค์กรสามารถแบ่งออกได้หลากหลายวิธี ตัวอย่าง เช่น การตัดสินใจแบบ ชนิดที่ผู้บริหารระดับสูงเป็นผู้ตัดสินใจ และชนิดที่กระจายอํานาจตัดสินใจไปทุกระดับ
การตัดสินใจได้รวดเร็วและเด็ดขาดจึงเป็นเรื่องที่มีความสำคัญอย่างยิ่งต่อการพาองค์กรไปสู่ความสำเร็จ
ข้อเสนอแนะ
ผู้บริหารระดับสูงควรมีหน้าที่พิจารณากลั่นกรองเฉพาะสิ่งที่เกี่ยวข้องเชิงนโยบายขององค์กรเท่านั้น
แต่ถ้าในส่วนที่เป็นการปฏิบัติหน้าทีของระดับปฏิบัติการแล้วควรให้สิทธิในการเลือกตัดสินใจวิธีการทำงานที่เหมาะสมด้วยตนเองมากยิ่งขึ้นเนื่องจากเป็นงานที่พวกเขามีความชำนาญคุ้นเคยดีอยู่แล้ว
4.6 ค่าตอบแทน
การทำงานภายในองค์กรมีการกำหนดค่าตอบแทนและเลื่อนตำแหน่งหน้าที่ตามความอาวุโส
ความสามารถ การทำงานล่วงเวลา การจะทำให้องค์กรเติบโตไปอย่างมีประสิทธิภาพจำเป็นต้องนำเรื่องค่าตอบแทนที่สอดคล้องกับความเป็นจริงด้วย
จึงมีความสำคัญต่อการสร้างประสิทธิภาพให้องค์กร
ข้อเสนอแนะ
ในการปฏิรูปองค์กรให้มีประสิทธิภาพและได้ประโยชน์สูงสุดนั้นจำเป็นจะต้องให้ความสำคัญกับองค์ประกอบทั้งสี่
อย่างเท่าเทียมกัน สมดุลกันทั้งหมด เพราะองค์ประกอบทั้งหมดมีความสำคัญกับองค์กรพอๆ
กัน ไม่ควรให้ความสำคัญเพียงแค่อย่างใดอย่างหนึ่งยกตัวอย่างเช่น องค์กรให้ความสำคัญกับภาวะผู้นำเพียงอย่างเดียว
บางองค์กรมีค่าภาษา ค่าวิชาชีพ ค่าประสบการณ์เพิ่มเติมให้
บทสรุป
การปฏิรูปองค์กรด้วยเทคโนโลยีดิจิทัลเป็นการประยุกต์ใช้เทคโนโลยีในการยกระดับผลการดำเนินงานอย่างก้าวกระโดดหรือขยายขอบเขตการทำงานขององค์กร
ซึ่งนับเป็นเรื่องที่กำลังได้รับความสนใจอย่างทั่วไป ทำให้ผู้บริหารแทบทุกภาคส่วนกำลังใช้ประโยชน์จากความก้าวหน้าทางเทคโนโลยีที่ก้าวหน้าเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในองค์กร เช่น นำเอาวิธีการวิเคราะห์ชั้นสูง (Analytics) โซเชียลมีเดียและอุปกรณ์อัจฉริยะต่างๆ
รวมทั้งทำการปรับปรุงเทคโนโลยีดั้งเดิมไม่ว่าจะเป็นด้านการวางแผนทรัพยากรทางธุรกิจขององค์กร
(Enterprise Resource Planning) เพื่อเปลี่ยนแปลงความสัมพันธ์ที่มีต่อลูกค้า
กระบวนการบริหารจัดการภายในองค์กร
การปฏิรูปองค์กรด้วยเทคโนโลยีดิจิทัลที่ประสบผลสำเร็จไม่ได้มาจากการใช้เทคโนโลยีใหม่ล่าสุดแต่เพียงอย่างเดียว
แต่มาจากการปฏิรูปองค์กรของตนให้สามารถฉวยโอกาสจากความก้าวหน้าของเทคโนโลยีต่างๆ การปฏิรูปองค์กรด้วยเทคโนโลยีดิจิทัลครั้งสำคัญๆ
ล้วนแต่มุ่งเน้นการกำหนดมุมมองใหม่ของการสร้างประสบการณ์ที่ดีให้กับผู้มาติดต่อขอใช้บริการ
กระบวนการดำเนินงานสร้างสรรค์หรือวิธีการผลิตเนื้อหาสาระ ทำให้องค์กรต่างๆ
จำนวนมากจึงทำการเปลี่ยนแปลงวิธีการทำงานของหน่วยงานต่างๆ
กำหนดวิธีการที่หน่วยงานต่างๆ ประสานงานกัน รวมทั้งเปลี่ยนแปลงขอบเขตการดำเนินกิจกรรมตามภารกิจขององค์กรด้วย
การปฏิรูปองค์กรด้วยเทคโนโลยีดิจิทัลที่ประสบผลสำเร็จไม่ได้มาจากการทำงานมาจากระดับพนักงานระดับปฏิบัติการ
แต่จำเป็นต้องได้รับการผลักดันมาจากผู้บริหารระดับสูงเท่านั้น
การมุ่งเน้น “วิธีการ” มากกว่า “สิ่งที่จะทำ”
โดยการปฏิรูปองค์กรด้วยเทคโนโลยีดิจิตอลที่ประสบผลสำเร็จส่วนมากนั้นให้ความสำคัญกับวิธีการบริหารการเปลี่ยนแปลงเท่าๆ
กับรายละเอียดของเนื้อหาของสิ่งที่จะเปลี่ยนแปลง
การมีวิสัยทัศน์การปฏิรูปองค์กรที่จริงจัง
รวมทั้งการสร้างความมุ่งมั่นในส่วนของพนักงาน การมีกลไกกำกับดูแล
และตัวชี้วัดจะช่วยให้พนักงานทั่วทั้งองค์กรสามารถระบุสิ่งที่ควรจะเปลี่ยนแปลงต่างๆ
เพื่อให้บรรลุวิสัยทัศน์ได้ การปฏิรูปองค์กรด้วยเทคโนโลยีดิจิทัลที่ประสบผลสำเร็จไม่ได้มาจากการมีโครงสร้างองค์กรใหม่แต่อย่างใด
แต่มาจากการปรับโครงสร้างองค์กรให้สนับสนุนสินทรัพย์เชิงกลยุทธ์ที่องค์กรมีด้วยรูปแบบองค์กรใหม่ๆแม้ว่าองค์กรจะใช้เทคโนโลยีแบบใหม่หรือแบบดั้งเดิมก็ตาม
กุญแจสำคัญในการปฏิรูปองค์กรด้วยเทคโนโลยีดิจิทัลก็คือ
การมองภาพในอนาคตด้วยมุมมองใหม่ๆ
รวมทั้งการผลักดันการเปลี่ยนแปลงต่อวิธีการดำเนินธุรกิจของบริษัท
สิ่งนี้นับเป็นความท้าทายของทั้งผู้บริหารและพนักงานซึ่งไม่ใช่เป็นเพียงเทคโนโลยีเท่านั้น
ความคิดเห็น
แสดงความคิดเห็น