การสรรหาบุคลากรเพื่อดำรงตำแหน่งทดแทนภายในองค์กร

การสรรหาบุคลากรเพื่อดำรงตำแหน่งทดแทนภายในองค์กร

ความสำคัญของการสรรหาบุคลากร

บุคลากรไม่ว่าจะปฏิบัติหน้าที่ในตำแหน่งใดก็ตามย่อมเปรียบเสมือนฟันเฟืองที่มีความสำคัญไม่แพ้กัน ถ้าฟันเฟืองใดขาดไปก็อาจทำให้ราชการหรือกิจการใดๆ ประสบปัญหาขึ้นได้ ในทางกลับกันถ้าได้ฟันเฟืองที่ดี มีประสิทธิภาพ ก็จะทำให้กิจกรรมนั้นก้าวหน้ามีความเจริญรุ่งเรืองได้เช่นกัน ในกรณีเช่นนี้หน่วยงานที่ทำหน้าที่บริหารทรัพยากรบุคคล (Human Resource)  มีหน้าที่สำคัญที่จะสรรหาและคัดเลือกบุคลากรที่ดีมีคุณภาพเข้ามาทำงาน  ในทางตรงกันข้ามถ้าองค์กรไหนที่ไม่ให้ความสำคัญตรงจุดนี้ก็จะทำให้อาจได้รับเอาบุคลากรที่จะมาทดแทนแบบไร้ความสามารถ ไม่มีประสิทธิภาพ ทำให้เกิดผลเสียโดยตรงกับงานนั้น และทำให้การบริหารจัดการขององค์กรเกิดความเสียหายตามมาอย่างแน่นอน  การสรรหาบุคลากรที่ดีนั้นจึงควรต้องมีการวางแผนให้เป็นระบบ ตลอดจนมีการใส่ใจรายละเอียดในทุกขั้นตอน เพื่อให้ได้บุคลากรที่เหมาะสมที่สุด

การสรรหาบุคลากรภายในองค์กร (Internal Recruitment)

แหล่งทรัพยากรบุคคลอันดับแรกสุดที่เป็นตัวเลือกให้หน่วยงานนั้นๆ สามารถเริ่มสรรหาได้ก่อนก็คือการคัดเลือกจากพนักงานที่ปฏิบัติงานอยู่ภายในองค์กรนั่นเอง ซึ่งกระบวนการนี้มีข้อดี-ข้อเสียดังนี้

ข้อดี

ประหยัดและรวดเร็ว ไม่ต้องเสียเวลาและขั้นตอนดำเนินการในการประกาศรับสมัครพนักงานใหม่  โดยที่แต่ละหน่วยงานย่อมมีข้อมูลของบุคลากรเดิมอยู่แล้ว  การสรรหาพนักงานเพื่อดำรงตำแหน่งทดแทนสามารถได้รวดเร็วโดยไม่ต้องผ่านกระบวนการเยอะและยาวนาน  และที่สำคัญองค์กรคุ้นเคยกับพนักงานดีอยู่แล้ว  รู้ทักษะความสามารถอยู่แล้ว  รู้ข้อดีข้อเสีย จุดเด่นจุดด้อย รวมถึงผู้เข้ามาดำรงตำแหน่งทดแทนก็รู้วัฒนธรรมองค์กรอยู่แล้ว ไม่จำเป็นต้องเสียเวลาศึกษาดูงาน  ไม่ต้องเรียนรู้งานนานเกินไป ไม่มีปัญหาเรื่องเรียนรู้โครงสร้างองค์กร  ทั้งยังเป็นการสร้างโอกาสและแรงจูงใจให้พนักงาน   สร้างความก้าวหน้าในอาชีพให้กับพนักงาน   ให้พนักงานมีกำลังใจรวมถึงมีแรงจูงใจที่ดี

ข้อเสีย

ไม่สามารถได้รับเอาคนใหม่ๆ ความคิดใหม่ๆ ศักยภาพใหม่ๆ เข้ามาทำงาน  และยังจำเป็นต้องสรรหาบุคคลากรใหม่มาทดแทนตำแหน่งที่ถูกโยกย้ายไปอีก  อาจมีความเสี่ยงที่จะได้คนที่ไม่ดีเท่าเดิม  คนที่ได้มาอาจจะยอมรับเรื่องใหม่ๆ ข้อมูลใหม่ๆ ได้ยากหรือว่าผู้เข้ามารับตำแหน่งใหม่อาจ ไม่ชอบการเปลี่ยนแปลงจากความคุ้นเคยกับตำแหน่งงานเดิมๆ

การสรรหาบุคลากรภายนอกองค์กร (External Recruitment)

หากต้องการหาคนใหม่ๆ หรือไม่ต้องการเปลี่ยนตำแหน่งงานเดิมภายในที่อาจส่งผลกระทบต่องาน ก็สามารถสรรหาบุคลากรจากภายนอกองค์กรได้เช่นกัน ซึ่งกระบวนการนี้มีข้อดี-ข้อเสียดังนี้

ข้อดี

ได้คนใหม่ๆ ความคิดใหม่ๆ มุมมองใหม่ๆ เข้ามาทำงานด้วย อาจทำให้องค์กรเกิดการปรับตัว หรืออุดรอยรั่วของข้อบกพร่องต่างๆ ได้ รวมถึงผู้เข้ามาใหม่เปิดใจยอมรับเรื่องอะไรใหม่ๆ ได้ง่าย   อาจมีตัวเลือกของผู้สมัครที่หลากหลาย หรืออาจได้คนที่มีคุณสมบัติอื่นๆ ที่ดีต่อองค์กรนั้นๆ    อาจได้ผู้มีประสบการณ์ตลอดจนวิธีการทำงานจากองค์กรอื่น สามารถนำสิ่งมีประโยชน์มาปรับใช้กับองค์กรได้ และอาจมีฐานข้อมูลในด้านบุคคลมากขึ้นเพื่อ เป็นตัวเลือกที่ดีในอนาคตได้

ข้อเสีย

อาจเปลืองงบประมาณในการประกาศสรรหาพนักงานใหม่ รวมถึงใช้เวลานานในกระบวนการสรรหา

อาจต้องใช้เวลาในการปรับพื้นฐาน ถ่ายทอดภาระงาน รวมถึงเรียนรู้วัฒนธรรมองค์กรใหม่ ทำให้เสียเวลาได้

เมื่อมีตัวเลือกมากขึ้น หน่วยงานภายใน ไปจนถึงหัวหน้างานอาจใช้เวลานานในกระบวนการสรรหา คัดเลือก ตลอดจนใช้เวลาในการตัดสินใจที่นานขึ้นด้วย และที่สำคัญในหน่วยราชการที่จำกัดจำนวนบุคคลากรไม่สามารถกระทำได้เลย

ขั้นตอนในการสรรหาบุคลากร

1.วางแผนการสรรหาและคัดเลือก เมื่อองค์กรต้องการพนักงานทดแทน จะต้องเริ่มด้วยการสำรวจและวางแผนทุกขั้นตอนเพื่อกำหนดเป็นแผนการทำงาน ตลอดจนเช็คกำหนดการที่ต้องเริ่มงานให้ชัดเจนเพื่อกำหนดระยะเวลาในการสรรหาและวางแผนให้ทันเวลาอีกด้วย

2.กำหนดคุณลักษณะของลักษณะงาน  ผู้บริหารองค์กร ควรทำการเปลี่ยนแปลงคุณลักษณะของงานตลอดจนคุณสมบัติของพนักงานในตำแหน่งนั้นๆ ให้ตรงตามความเป็นจริงและทันสมัยเพื่อ เหมาะสมกับสถานการณ์ทำงานจริงในปัจจุบัน โดยเฉพาะการต้องสรรหาพนักงานใหม่จำเป็น จะต้องจัดทำคำบรรยายลักษณะงานตลอดจนคุณสมบัติต่างๆ ให้ครบถ้วนตรวจสอบความถูกต้องกับนโยบายของผู้บริหารตลอดจนผู้ปฎิบัติงานจริง เพื่อจะได้ ไม่ขาดตกบกพร่อง และได้คนเหมาะสมที่สุด

3.สื่อสารเพื่อสรรหาเป็น อีกขั้นตอนสำคัญก็คือการประกาศข่าวที่สามารถทำได้ตั้งแต่ติดประกาศภายในองค์กร   ไปจนถึงประกาศตามสื่อต่างๆ หรือช่องทางอื่นๆ ขั้นตอนนี้ผู้มีหน้าที่เกี่ยวข้องจำเป็น จะต้องตรวจสอบความถูกต้อง เช็ครายละเอียดให้ครบ รวมถึงวางแผนการสื่อสารให้มีประสิทธิภาพ เพื่อสื่อสารให้ตรงกับกลุ่มเป้าหมายของผู้ที่สมควรเข้ามารับตำแหน่งมากที่สุด

4.คัดเลือกอย่างคัดสรร หลังจากประกาศแจ้งอย่างเป็นทางการแล้ว ก็ถึงขั้นตอนสำคัญที่จะต้องทำการคัดเลือกบุคคลากรที่มีความเหมาะสมให้มาดำรงตำแหน่งจำนวนหลายคนที่อาจกระทำได้ด้วยวิธีการเสนอชื่อของพนักงานในหน่วยงานนั้นๆ  นอกจากการคัดกรองจากคุณสมบัติเบื้องต้นแล้ว ขั้นต่อมาก็คือการแสดงความคิดเห็นของผู้ที่ได้รับการเสนอชื่อให้ดำรงตำแหน่งถึงทัศนคติการทำงานและวิสัยทัศน์ต่อบุคลากรในหน่วยงานเพื่อเป็นการประเมินก่อนมีมติว่าควรจะเลือกผู้ใดให้มาดำรงตำแหน่งนั้น  ในกระบวนการเหล่านี้ควรคำนึงว่าใครควรมีส่วนเกี่ยวข้องบ้าง ตั้งแต่บุคลากรระดับปฏิบัติการในหน่วยงาน ไปจนถึงหัวหน้างานผู้บริหารตามสายบังคับบัญชาที่ต้องทำงานด้วยกันจริงๆ จากนั้นจึงร่วมกันประเมินผลก่อนที่จะคัดเลือกผู้ที่มีคุณสมบัติที่ดีและเหมาะสมที่สุด

5.กระบวนการสุดท้ายของการสรรหาบุคลากรก็คือการเจรจารายละเอียดการทำงานงาน ว่าในการดำรงตำแหน่งงานใหม่นั้นมีหน้าที่ความรับผิดชอบอะไรบ้างไปจนถึงข้อกำหนดต่างๆ ให้ชัดเจน หากผู้ว่าที่ได้รับการเสนอชื่อพอใจในข้อเสนอและตกลงที่จะร่วมงานกับองค์กรจน เริ่มทำงานจริงแล้ว ก็จะถือว่ากระบวนการสรรหาบุคลากรนั้นเสร็จสมบูรณ์

บทสรุป

อันที่จริงแล้วการสรรหาบุคลากรไม่ได้มีความสำคัญเฉพาะตอนที่ตำแหน่งงานขาดผู้ปฏิบัติหน้าที่ หรือแค่หาคนมาทำงานให้องค์กรได้เท่านั้น แต่ผู้บริหารองค์กรที่ดีควรมี การวางแผนเรื่องบุคลากรในภาพรวม คำนึงถึงระยะยาว และคาดการณ์อนาคตเพื่อเตรียมรองรับ

บุคลากรที่มีประสิทธิภาพจะทำให้การทำงานมีประสิทธิผลขึ้น ทำให้องค์กรก้าวหน้าขึ้นได้ ฝ่ายที่มีความสำคัญอย่างยิ่งในการที่จะหาคนที่มีประสิทธิภาพเข้ามาทำงานก็คือฝ่ายทรัพยากรบุคคล (Human Resource) นั่นเอง และการที่จะหาบุคคลที่เหมาะสมได้ ก็จำเป็นต้องศึกษา วางแผน ตลอดจนมีกลยุทธ์ในกระบวนการสรรหาบุคลากรที่ดี รวมถึงสื่อสารและเจรจาเพื่อให้เกิดแรงจูงใจที่ดีที่จะทำให้บุคคลากรมีความเจริญก้าวหน้าในหน้าที่การงานและตำแหน่งการบริหารที่สูงยิ่งขึ้นไป